剛來沒多久的同事老張升職了,我卻一點都不奇怪。因為老張的工作經(jīng)歷太厲害了。
老張在前公司的時候,公司內(nèi)部明爭暗斗特別明顯,誰也不想讓著誰,生怕誰升上去,部門協(xié)調(diào)異常困難,除非老板親自出馬。
但是只有老張協(xié)調(diào)的時候,各部門都進行地有條不紊。很多人好奇老張一個沒有絲毫背景的打工人,為什么這么協(xié)調(diào)順利,升職也這么快。
后來同事在和老張共事時發(fā)現(xiàn),老張的秘訣只有五個字:凡事必留痕。
不少人忽視痕跡管理,但是只要領(lǐng)悟了這一套規(guī)則,可以在職場上受用無窮。
很多人以為,留痕只是拍照打卡標注一下時間就完了。所謂的留痕也只是讓領(lǐng)導知道自己確實在某個時間點工作了、任務(wù)達標了,為了留痕而留痕。
其實不然,工作留痕,沒有這么簡單。它的效果也沒有簡單。
工作留痕,是指在工作過程中產(chǎn)生和留下的各種記錄和痕跡,包括但不限于文字記錄、電子郵件、會議紀要、項目進展報告等。
這些留痕能夠為工作的進行提供可追溯的證據(jù),幫助團隊成員了解工作進展情況和決策過程,有助于保持工作連續(xù)性和知識傳承。
之前工作的時候遇到一個同行同事,他每次工作結(jié)束之后,都會在朋友圈宣傳一下自己的工作成果和未來的工作重心。
那時候我們總以為他是在炫耀,有時候還看不慣他這種行為。后來才知道,他是專門給領(lǐng)導看的,讓領(lǐng)導知曉自己每段時間的進度。
有一次因為項目的失誤,別人想甩鍋給他,他還沒有開始辯解,領(lǐng)導就已經(jīng)替他解釋了,說看到他朋友圈那時候在忙其他的項目,而且報告當天就提交了。
沒過多久,他就被領(lǐng)導提拔上來當部門主管了。
在工作中做好留痕,能夠避免掉他人甩鍋的情況發(fā)生,還能保持住職場人的勞動成果。
工作中留痕不僅是一種行為習慣,更是一種責任擔當和專業(yè)素養(yǎng)的體現(xiàn)。而要做好痕跡管理,核心就在于信息及時同步,做到實時性留痕。
小孟和同事分別帶領(lǐng)兩個團隊做項目,最后要根據(jù)項目結(jié)果定奪誰會升職加薪。
在項目競爭中,小孟的團隊成員各干各的,生怕對方搶走了自己的功勞,而且因為大家都散漫慣了,工作不愛留痕,一點小事兒就開始扯皮,項目推進緩慢。
同事在項目開始前就定好了規(guī)矩,一些重大的決定和階段性進展需要留痕,做好實時的信息同步,以方便領(lǐng)導和他人查閱,不做無用功。大家在溝通上也很通暢。
因為信息同步及時,同事占得了市場先機,最終取得了不錯的收益。
而且同事的項目結(jié)束之后,因為痕跡管理做的不錯,大家分工也明確,整個團隊都升職加薪了。
這種實時性的留痕能夠幫助職場人實現(xiàn)高效的溝通,推動團隊達成認知的一致。
1、溝通留痕,高效程序化做事
在溝通上留痕,比如一些重要電話的溝通結(jié)果逐條地整理出來,和領(lǐng)導或者同事確認。有些事關(guān)重大項目的客戶電話可以錄音留檔,方便領(lǐng)導或者知曉情況。
有些口頭上的溝通如果不是非常清楚的,將事項形成記錄,從目標、預(yù)期、不足、解決辦法等層面簡單說明,和領(lǐng)導、同事進行確認。
小嶺的主要任務(wù)就是拜訪客戶,留住核心客戶完成交付。
這種工作需要很強的隨機應(yīng)變的能力,而且溝通上也要做好,稍不留神就會背鍋,但是小嶺卻一次都沒犯過錯。
每次他和同事出去拜訪客戶,有些和客戶的電話記錄,不方便錄音的,會及時形成文字記錄。
然后小嶺會先和同事溝通。溝通好之后,再發(fā)給領(lǐng)導確認,最后再推進。
這樣程序化的做事風格,每一步都有痕跡可循,而且合規(guī)合矩,也實現(xiàn)了有效的溝通和高效的管理。
2、復盤留痕,查漏補缺自我提高
在項目中工作一段時間后,可以和同事一同復盤記錄總結(jié),比如今天達成的事項包括1、2、3等等,可以和同事一同查漏補缺,互相提高。
這樣形成文字復盤留痕,基本上就可以把工作項目的進度同步出來,領(lǐng)導如果需要知曉進展,直接同步過去即可。
在工作中形成復盤留痕的習慣,也能幫助職場人調(diào)整后來的工作節(jié)奏,及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的漏洞。
而且在這樣復盤的過程中,也提高了自己做事的周密程度。這樣的工作方式也不容易出差錯,和他人合作的時候也會增添許多好感。
3、會議留痕,勾取重點事項
在一些和重點工作有關(guān)的會議上留痕,要學會迅速總結(jié)重點,不必事事都記錄,只記錄重點的事項即可。
記錄總結(jié)好之后,如果有疑惑的地方可以向領(lǐng)導復述確認。這樣既是肯定了自己的工作,又通過領(lǐng)導補充了自己的不足。
尤其是在一些項目立項、年初規(guī)劃的會議上,很多人不以為然,覺得是長篇大論,沒有營養(yǎng),所以在會議上不愛記錄,還嘲笑那些從頭到尾記錄的同事。
但其實他們只是抓取了重點記錄,既明白了未來的大致方向,又步步皆有扮相,成功亦有跡可循。
痕跡管理可以學習,但是過于強調(diào)留痕、依賴留痕,就變成了形式主義,食之無肉,棄之有味。這樣的留痕不但沒有效果,反而成為了負擔。
工作上凡事留痕,雖然有時候繁瑣了一些,但是可以避免很多的扯皮和暗坑,實現(xiàn)高效又透明的溝通。巧妙的留痕,用好了才省事兒。
學會工作留痕,做無懈可擊職場人!
文章來源于 智聯(lián)招聘